Мы подготовили инструкцию о том, как оборудовать конференц-зал вместимостью 20-50 человек.
Для чего нужен конференц-зал
Назначений у конференц-зала, находящегося в современном офисном центре, может быть множество. Самое очевидное из них — это проведение внутрикорпоративных мероприятий, таких как совещания, семинары, тренинги, презентации, видеоконференции и т. д. Также в современных условиях ведения бизнеса весьма востребованы мероприятия с приглашением прессы — пресс-конференции, брифинги, круглые столы. Но массовые мероприятия происходят далеко не ежедневно, а помещение конференц-зала требует постоянных расходов — арендных платежей, коммунального обслуживания и т. д. Насколько оправдано такое решение – иметь в офисе собственный конференц-зал?
Практичный владелец или менеджер конференц-зала всегда сумеет получить коммерческую выгоду от его использования. Сегодня на рынке присутствует постоянный спрос на аренду небольших и средних конференц-залов, формируемый всевозможными MLM-компаниями, тренинговыми центрами и коучами, обучающими компаниями и т. д. При правильном подходе хорошо оборудованный конференц-зал всегда можно сдать в аренду под проведение подобных «сторонних» мероприятий, нужно лишь учесть особенности пропускного режима в бизнес-центре и на предприятии при проектировании такой площадки.
Каким должно быть помещение для конференц-зала
.png)
Размеры
Для конференц-зала предпочтительно выбирать прямоугольное помещение со следующими размерами:
ширина……………….не менее 5 м
длина…………………от 7-9 м
высота потолка……не менее 2,7 м.
Пол зоны партера не обязательно делать наклонным, но зону президиума необходимо поднять на подиум высотой не менее 0,4 м.
Зонирование
В конференц-зале нужно предусмотреть:
— отдельные входы для спикеров в президиум и для публики в зал;
— VIP-комната для переговоров;
— холл для гостей с гардеробом и барной стойкой.
Помещение в обязательном порядке должно быть оборудовано приточно-вытяжной вентиляцией и системой кондиционирования воздуха.
Поскольку современный конференц-зал оснащен большим количеством аудио- и видеооборудования, необходимо выделить пространство под режиссерскую кабину. Окно, отделяющее кабину от зала, должно быть остеклено как минимум двухкамерным стеклопакетом, установленным с обратным наклоном во избежание бликования и запыления, а также иметь открывающиеся створки для контроля звукорежиссером уровня звука в зале.
Как правильно отделать помещение
Звукоизоляция
Для комфортной работы в конференц-зале необходимо обеспечить его звукоизоляцию (отсечь проникновение звуков извне) и акустическую обработку (отделку поверхностей акустическими материалами). Разумеется, для получения хорошей акустики помещения, эту часть проекта необходимо выполнить отдельно с привлечением специалистов по акустике и звукоизоляции.
Однако для получения «эконом-варианта» достаточно соблюсти несколько несложных правил.
1. Перегородки
Наилучшую звукоизоляцию обеспечивают, как правило, перегородки из тяжелых строительных материалов — кирпич, бетон и т. д.
Эти материалы хорошо поглощают нижний и средний диапазон звуковых волн. Для отфильтровывания высокочастотной составляющей хорошо подойдут изоляционные материалы на основе минеральной ваты (Изовер, Урса и т. д.), уложенные под слой гипсокартона.
2. Отделка стен
Для акустической обработки помещения необходимо выполнить финишную отделку стен, подвесных потолков и полов помещения из материалов, поглощающих звуковые волны – специализированные акустические покрытия («Акусто», «Экофон»), тканевые драпировки.
3. Напольное покрытие
В качестве напольного покрытия с точки зрения акустики оптимально использовать ковролин, т.к. он поглощает шум шагов, передвигаемой мебели, падающих предметов и т. д.
4. Окна
Окна необходимо закрыть плотными шторами либо системами жалюзи, ролл-штор и т.д. для того, чтобы естественный свет не мешал проведению видеосъемки.
Баннеры
На стене за столом президиума обычно размещается декоративная конструкция, содержащая логотип компании или выполненная в ее фирменном стиле. Здесь стоит не забывать о том, что эффектная с точки зрения дизайна конструкция совершенно по-разному воспринимается людьми, присутствующими в зале и теми, кто смотрит видеозапись (трансляцию) мероприятия. На случай проведения видеосъемок пресс-конференций и других подобных мероприятий желательно оборудовать задник опускающимся баннером, вся поверхность которого запечатана повторяющимся логотипом компании. Делается это для того, чтобы логотип всегда присутствовал в кадре, даже когда оператор берет крупный план спикера (так называемая «Говорящая голова»).
 | Практикуется также размещение не одного, а нескольких подъемных баннеров друг за другом, с различным принтами или монохромных, для возможности наложения компьютерной графики в процессе видеомонтажа, правда, в этом случае уже получается что-то среднее между конференц-залом и телестудией. |
.png)
Президиум
Места для президиума целесообразно размещать на подиуме высотой 0,4 м. Такое расположение удобно тем, что люди, сидящие в зале, не будут перекрывать линию видеосъемки.
Режиссерская кабина
Рабочее место режиссера предпочтительно размещать в закрытой кабине c отдельным входом. Однако, при отсутствии возможности строительства выгородки, допускается организация рабочего места в виде стойки-ресепшн либо на рабочем столе непосредственно в помещении конференц-зала.
Какое оборудование необходимо для конференц-зала
В зависимости от того, какие мероприятия планируется проводить в конференц-зале, его можно наполнить самым широким спектром специального оборудования. Специалисты спроектируют и смонтируют системы видеоконференц-связи, как корпоративные, так и с использованием онлайн сервисов Skype, сервисов для проведения вебинаров и т. д., системы голосования, синхронного перевода, видеосуфлеры, и многое другое.
Стандартными и неотъемлемыми атрибутами современного конференц-зала являются системы видео- и аудиооборудования.
Видеотракт
Предназначен для видеосъемки мероприятий (пресс-конференций) в режиме онлайн репортажа. Полученная видеозапись может архивироваться и (или) транслироваться на экраны, установленные в зале, в интернет или в другую среду. Видеотракт желательно проектировать с учетом особенностей конкретного зала, стоящих перед ним задач и ограничений бюджета. Но можно использовать и Передвижную Телевизионную Студию (ПТС), смонтированную в специальных кейсах. Например, широкой популярностью на рынке пользуются ПТС производства компании Datavideo, как имеющие очень хорошее соотношение цена/качество в сегменте бюджетного профессионального оборудования.
Освещение
Для ведения видеосъемки необходимо использовать спецосвещение. Его также желательно проектировать индивидуально, однако неплохим стандартным эконом-вариантом могут быть подвесные светильники холодного света на телескопических потолочных подвесах, освещающие президиум, снабженные электронным пультом управления яркостью света.
Аудиотракт
Решает следующие задачи:
- сведение звука;
- озвучивание помещения;
- раздача сведенного звука на внешние записывающие устройства;
- аудиозапись пресс-конференций для последующего использования.
На стол президиума устанавливаются настольные конденсаторные микрофоны на гибких держателях «гусиная шея» по количеству посадочных мест. Для общения публики, сидящей в зале, со спикерами желательно предусмотреть беспроводные микрофоны (радиосистемы).
Интершум
Хорошим дополнением звукового тракта могут быть подвесные кардиоидные микрофоны, предназначенные для записи интершума. (На приведенной схеме это Mic 7). Дело в том, что не всегда присутствующие могут задать вопрос или подать реплику, используя радиомикрофон, и тогда шанс услышать реплику на аудиозаписи есть только при использовании такого интершумового микрофона.
В этом случае запись звука ведется в два раздельных канала:
- в канал А пишется звук, сведенный с микрофонов президиума и радиосистем, а также внешних источников (презентационный компьютер и т.п.).
- в канал В пишется звук с подвесных кардиоидных микрофонов (интершум). Это позволяет записывать реплики из зала и вопросы журналистов, заданные с мест (без использования радиомикрофона) и при необходимости в дальнейшем использовать этот звук при монтаже.
На усилители и акустическую систему для озвучивания зала подается звук из канала А. На усилитель-распределитель подаются раздельно каналы А и В. Задача усилителя-распределителя – подать каналы звука А и В на внешние записывающие устройства (видеокамеры и диктофоны приглашенных СМИ). Это делается во избежание необходимости установки микрофонов на стол президиума и прокладки множества микрофонных кабелей к ним через зал. Для подключению внешних записывающих устройств к усилителю-распределителю предусмотрена патч-панель.
Рекомендуемое оборудование
Видеотракт
| Видеокамера AVCCAM | 3 шт. | Panasonic AG-AC160AEN |
| Штатив для видеокамеры | 3 шт. | Sachtler Ace M GS |
| Министудия в кейсе | 1 шт. | Datavideo HS-2000 |
Освещение
| Заполняющий светильник с управлением по DMX | 3 шт. | Lowel Prime LED 400 |
| Пульт управления | 1 шт. | ETC SmartFade 12/96 |
Аудиотракт
| Микрофон на гибком держателе | 6 шт. | Audio-Technica PRO 49Q |
| Микрофон подвесной | 4 шт. | SHURE MX202 |
| Микшерный пульт 16 входов | 1 шт. | Mackie 1642 VLZ3 |
| Аудиопроцессор с подавителем обратной связи | 1 шт. | SHURE DFR22 |
| Радиомикрофон ручной | 3 шт. | Sennheiser EW 135 G3 |
| Усилитель-распределитель | 1 шт. | ТРАКТ ТР-103 M |
| Аудиомонитор активный | 2 шт. | Mackie HR824 THX |
| Трансформаторный распределитель симметричных звуковых сигналов | 2 шт. | LES DS-109ASTM-50 |
| Усилитель для потолочных колонок | 1 шт. | Crown XLS 202 |
| Аудиосистема потолочная коаксиальная | 6 шт. | JBL CONTROL 24С |
Как разместить оборудование
Для озвучивания помещения предпочтительно использовать две группы динамиков:
1. Акустические мониторы.
Например, Mackie HR824 THX.
Хорошо подходят для зала небольшой площади, размещаются перед (под) столом президиума на полу или на штативах.
2. Потолочные акустические системы.
Например, JBL CONTROL 24С.
Размещаются в тыльной части зала.
При размещении акустики необходимо тщательно избегать пересечения диаграммы направленности микрофонов и направления излучения динамиков:
Для получения оптимального звука в помещении предпочтительно разместить под столом президиума (встроить в конструкцию стола), а потолочную акустику разместить в задней части помещения.
При невозможности размещения потолочной акустики можно мониторы разместить на штативах, однако такое размещение может доставлять дискомфорт передним рядам людей, сидящих в зале.
Приборы спецосвещения предпочтительно закрепить на телескопических подвесах, которые крепятся к плитам перекрытия. При отсутствии такой возможности приборы спецосвещения также можно разместить на штативах.
Все оборудование управления (пульты управления видео, аудио, светом) должно быть размещено на рабочем столе режиссера.
Вспомогательное технологическое оборудование (усилители, процессоры и т.д.) располагается в рэк-стойке возле рабочего места режиссера.
Кабели укладывают в лотки или запотолочное пространство, патч-панель для раздачи звука на внешние записывающие устройства размещают в том месте зала, где предполагается установка видеокамер приглашенных СМИ.